В архивах и фондах сканирование документов приобретает широкую популярность. Использование современных технологий в данной сфере приводит к оптимизации работы, упорядочиванию документооборота и удобству изучения документов.

В настоящее время создание электронных копий документов позволяет снизить расходы на затрачиваемые ресурсы. Теперь не обязательно архивному фонду находиться в непосредственной близости от сотрудников или пользователей информации. Размещение площади за чертой города позволяет снизить затраты на аренду больших площадей.

Фактическое размещение фонда может быть в любой точке мира, а с помощью баз данных и программного обеспечения файлы будут просмотрены в считанные минуты, что позволит сократить временные затраты на и поиск.

Важным условием является не только удобство и скорость в получении информации, но и сохранение исходного экземпляра. Электронное сканирование в отличие от бумажного носителя информации снижает риски на потерю информации, способно надолго сохранить информацию в неизменном виде при множестве повторных использований.